Чек-лист первой закупки в Китае для российского бизнеса

Первая закупка в Китае всегда кажется сложнее, чем есть на самом деле, и при этом в ней почти всегда что-то идёт не по плану. Чтобы ничего не упустить, мы собрали чек-лист по этапам: от подготовки в России до приёмки товара на складе. Его можно распечатать и отмечать пункты по мере продвижения. Если какой-то пункт непонятен, по нему стоит разобраться до оплаты поставщику.

До заказа: подготовка, товар и поставщик

Этап 1. Подготовка в России

• Определено юрлицо или ИП, на которое будет оформлен ввоз.
• Выбрана система налогообложения с учётом импорта, бухгалтер в курсе планов.
• Есть расчётный счёт в банке, который проводит платежи в Китай или работает с платёжными агентами.
• Понятны требования банка к валютному контролю и постановке контракта на учёт.
• Получена электронная подпись, если понадобится маркировка Честный знак.
• Определён бюджет закупки с запасом на непредвиденные расходы.
• Понятно, куда приедет товар: свой склад, фулфилмент, склад маркетплейса.

Этап 2. Товар и рынок

• Проверен спрос на товар в России: продажи в нише, конкуренты, цены.
• Изучены отзывы на похожие товары, составлен список того, что нужно улучшить.
• Определён код ТН ВЭД и ставка пошлины.
• Проверено, нужен ли сертификат, декларация или государственная регистрация.
• Проверено, входит ли товар в перечень маркировки Честный знак.
• Проверено, нет ли ограничений на ввоз товара.
• Товар не копирует чужой бренд или защищённый дизайн.
• Рассчитана себестоимость до склада и прибыль с единицы.

Подробнее о расчёте в статье себестоимость товара из Китая.

Этап 3. Поставщик

• Найдено 3–5 поставщиков, отобрано 2–3 лучших.
• Понятно, кто это: фабрика или торговая компания.
• Проверены бизнес-лицензия, адрес, реальность производства.
• Получены цены на ваш объём, сроки, минимальный заказ.
• Заказаны и получены образцы, проведено сравнение.
• Выбран поставщик, утверждён эталонный образец.
• Составлено ТЗ: материалы, размеры, цвета, упаковка, маркировка для России.
• Поставщик готов дать документы для сертификации и таможни.

После выбора: договор, документы, производство и доставка

Этап 4. Договор и оплата

• Подписан контракт с предметом, ценой, валютой, базисом Инкотермс, сроками, требованиями к качеству.
• Прописано право на инспекцию до оплаты остатка.
• Согласован порядок компенсации брака.
• Реквизиты поставщика совпадают с названием компании в контракте.
• Выбран рабочий способ оплаты в юанях с документами для валютного контроля.
• Контракт поставлен на учёт в банке, если это требуется.
• Предоплата проведена, получено подтверждение поставщика.

Этап 5. Документы и маркировка

• Образцы отправлены на испытания, оформление документа о соответствии начато.
• Карточки товаров заведены в Национальном каталоге, коды маркировки заказаны, если нужно.
• Макеты этикеток на русском готовы и переданы поставщику.
• Знак ЕАС размещён на упаковке, если требуется.
• Штрихкоды маркетплейса подготовлены.
• Выбран таможенный представитель.

Этап 6. Производство и проверка

• Получены фото первых изделий с линии.
• Сроки готовности подтверждены, учтён китайский Новый год, если закупка приходится на зиму.
• Проведена инспекция готовой партии: количество, качество, упаковка, маркировка.
• Брак исправлен до оплаты остатка.
• Получены инвойс и упаковочный лист с весом и габаритами каждого места.
• Остаток оплачен после успешной проверки.

Если вы не можете поехать на фабрику, проверку проводит инспектор на месте. Подробнее в разделе проверка товара.

Этап 7. Доставка и приёмка

• Выбран способ доставки по сроку и бюджету: авто через Казахстан обычно 18–30 дней до Москвы, железная дорога 25–40 дней, авиа 5–12 дней, сборный груз 20–35 дней.
• Груз застрахован, если он дорогой или хрупкий.
• Собраны все номера для отслеживания.
• Документы для таможни переданы представителю заранее.
• Таможенные платежи оплачены, груз выпущен.
• При приёмке проверены количество мест и состояние упаковки, повреждения зафиксированы до подписания документов.
• Товар пересчитан и проверен на складе или фулфилменте.
• Коды маркировки введены в оборот, если товар маркируемый.
• Фактическая себестоимость сравнена с расчётом.

После первой закупки

Когда товар на складе, проведите короткий разбор:

• что пошло не по плану и сколько это стоило;
• насколько точными оказались сроки и расчёт себестоимости;
• как товар продаётся и что пишут покупатели;
• что изменить в ТЗ, упаковке, договоре для следующей партии.

Вторая закупка с учётом этих выводов обычно проходит заметно спокойнее и дешевле.

Сохраните все документы первой поставки в одной папке: контракт, спецификацию, переписку об образцах, фотоотчёты, инвойсы, декларацию, документы о соответствии, счета перевозчика. Для повторной партии многое можно будет использовать снова, от ТЗ до сертификата на серийный выпуск. А при вопросах банка, налоговой или маркетплейса вы найдёте нужный документ за минуту. Отдельно запишите контакты людей, которые помогли решить проблемы: менеджера фабрики, логиста, таможенного представителя. В следующий раз именно они сэкономят вам больше всего времени.

Если хотите пройти первую закупку с поддержкой, «Везём из Китая» может взять на себя поиск фабрики, проверку, оплату в юанях, доставку и оформление. Оставьте заявку.

Частые вопросы

С чего начать первую закупку в Китае?

С проверки товара и требований к нему в России: спрос, код ТН ВЭД, документы, маркировка. Только после этого стоит искать поставщика и считать себестоимость. Ошибка на этом этапе обходится дешевле всего.

Сколько времени занимает первая закупка?

От поиска поставщика до товара на складе обычно от полутора до трёх месяцев. Срок зависит от образцов, производства, документов и способа доставки. Для первой закупки закладывайте запас.

Можно ли сделать первую закупку без поездки в Китай?

Да, многие закупают удалённо: образцы присылают авиа, фабрику проверяют по документам и видео, партию проверяет инспектор на месте. Поездка полезна, но не обязательна. Главное, чтобы на каждом этапе у вас были фото, документы и подтверждения.

Какую сумму закладывать на первую закупку?

Помимо стоимости товара, заложите доставку, пошлину и НДС, документы, маркировку, инспекцию и запас на непредвиденные расходы. Часто сопутствующие расходы сопоставимы со стоимостью самого товара. Сделайте полный расчёт до оплаты поставщику.